六西格玛项目管理，六西格玛项目监控与促进变革

计划的追踪与监测。

1.追踪和监测项目的原则。

开始时，团队常常花费大量的时间去确定项目，制定项目的表格和计划。在项目列表和计划获得批准后，必须采取一系列措施.甘特图和网状计划技术等，跟踪、监督和控制项目的实施情况，包括对项目过程进行监测、预测、发现和解决问题以及重新规划，以便项目恢复正常运作。

及时、准确、及时地完成项目预算。当项目进行时，必然会出现与计划不一致的情况，对此，团队需要迅速发现问题，解决问题，并尽快使项目恢复正常。怎样有效地监控工程项目？图示1常见的项目监控流程。

在项目计划制定过程中产生项目目标。当制订项目计划时，为便于后续跟踪控制，应在项目计划中加入里程碑计划，并对每一项工作都有明确的规定。实践性度量是指团队用某种方法确定项目当前的进度状态。这种方法包括与业务负责人沟通。

或者是辩护报告，小组会议，甘特图检查等等。掌握项目当前进展情况，可以与项目计划中的标准进行对比，找出差距，有效解决存在的问题。

2.项目监测工具和方法。

(1)项目灵活性分析。

工程监督的目的是确保项目按时按预算完成。但是，实际上，没有多少项目能够在规定时间和预算内完成预定任务。通过这种方式，项目控制涉及到了最高级别。要调整项目时间、预算还是工作范围？为使项目得到有效的控制，建议在制定项目计划时，对项目灵活性进行分析，并根据分析结果有针对性地调整项目(见表1)。

其中灵活性最大的是资源，而项目执行时间最少。这就是说，当项目遇到问题需要调整时，团队首先会考虑增加资源，保证项目按时完成。

(2)风险管理计划。

工程建设不可能像预期的那样顺利进行，有些突发事件的出现，对工程建设和工程建设都会产生重大影响甚至失败。它要求事先识别风险并有效地管理它们。由于团队不能预测未来，因此在制定项目计划时，最好是根据已知信息制定风险管理计划。建立风险管理计划可参照风险识别、风险评估、风险管理三步进行。

危险的识别项目风险通常来自两个方面，一是项目本身，另一方面是项目外部的，例如企业战略的调整、行业政策的变化等等，团队可以用头脑风暴法来识别这两个方面的项目风险。

危险评估小组将对已确定的风险进行评估，评估每个风险对项目的威胁程度，针对可能给项目带来巨大威胁的风险制定预防和应急计划，并进行风险管理。通常要从三个方面来评价风险：风险发生后的严重程度、风险发生的概率、及时发现风险的难度(见表2)。

也就是风险管理中的一项首要任务。对中等整体威胁和总体威胁较大的，要制订风险预防计划。

管理风险。建立风险预防计划，包括预防性措施、应急措施、风险发生的临界定义，最好是指定一位风险负责人(见表3)。

(3)建立阶段报告或里程碑报告系统。

制定DMAIC五个阶段的项目进度汇报机制，根据项目计划工作表，对各个阶段的目标达成情况进行回顾和评价，让问题在过程中被发现，及时调整资源和计划，确保项目目标的实现，这是企业组织通常的惯例。这也是项目监督的最有效手段。

促进变革

1.管理改革。

六西格玛项目的实施过程就是流程变革、制度变革、文化变革的过程。领导项目团队去迎接变化，倡导变革。工程管理是一门复杂的科学，它的成功与否取决于许多因素，项目管理中的沟通和变通是项目成功的关键之一。六西格玛项目的成功不仅仅是一项技术工作，更是一项变革管理。

变更管理的基本目标是从干系人那里获得项目成功的必要条件，同时促使企业所有员工接受和适应新的制度和业务流程。

具体地说，变革管理必须达到以下目标：项目团队和业务部门领导，在公司决策层之间保持开放；迅速有效的沟通，以得到他们的支持、参与和推动力；在项目团队中能够有效地交流，确保项目团队成员的工作协调、按时、保质、量力达到预期目标，并获得认可。

为了让整个组织清楚地了解项目实施的目的、影响和进度，所有员工都应该了解项目执行的原因，重要性以及它对整个组织和组织内每一个部门或个人的影响；广大员工能够看到公司高层领导通过实际行动为项目实施所表现出来的支持和承诺；保证组织合理安排员工的工作职责和角色转换；并可进行组织重组。

对于参与计划的人，应提供必要的教育和培训，使之以积极的态度应对可能发生的变化，并具备相应的技能以适应变化；加强内外环境交流，从而为项目顺利发展创造良好的组织氛围。

变化管理工作的核心是传播。交流是那些能被改变影响的人们获得支持的基础。只有关键的决策者认识到变革的作用，推动变化，才能获得这种支持。因此，项目领导者不仅仅是变革的拥护者，而且应该有很好的交流和影响。

2.阻碍项目成败。

开展六西格玛项目时，遇到了多种障碍，影响项目的成功，其中包括：

敌对/冲突——对新事物的敌对情绪；

放弃——知难而退，害怕承担责任；

分道扬镳--意见分歧，各自为政；

使用不当，使用不当——做不到学以致用；

命运论——没有信心，“这是不会成功的”；

路线依赖性——过度地遵守现有规则。

3.谈判和冲突解决技巧。

在项目过程中，团队不会一帆风顺，他们总是会遇到一些问题和种种障碍，甚至一些冲突。在这个时候，项目负责人不仅要具备管理和控制项目的能力，还要具备排除障碍、解决冲突和协商的技能。一个项目所面对的冲突可以是来自团队内部，也可以是外部的。不管从哪里来，项目负责人都要对各种冲突保持积极、正面的态度，认真思考解决冲突的办法，在必要时甚至自觉地引导冲突以达到自己的目的。即通过调节自身在冲突中的角色与地位来驾驭冲突，而不能对其进行消极处理。

在解决冲突时，项目负责人首先要求对冲突采取积极、正面的态度。即：在出现冲突时，要敢于正视冲突，不要以消极的方式逃避。身为项目整体的领导者，若不能正视冲突，勇敢地面对冲突，结果将导致团队成员对自身的不信任，甚至可能导致冲突升级至无法应对。所以，勇敢地面对冲突是项目领导者首先要做的。下一步就要冷静的分析一下冲突的根源。矛盾是由于缺乏人际关系技巧所致？而是由于团队成员之间的不平等关系所致？或是由于项目需求变动所致...只有找到冲突的根源，才能采取有效的解决方法。

最终。我们要适当的应对冲突，并有效的解决冲突。可以通过多种途径来解决冲突：最好的办法是通过沟通谈判，让冲突双方尽可能达成一致.谈判的技巧非常多，六西格玛团队必须具备妥协精神。

4.激励技术。

通常，对激励的看法是Maslow认为，人有五种基本需要：

生存需要；

安全需要，

归属感；

尊重；

取得成绩或自我实现。

人的第一个动机来自于最基本的需要。但是，当需求得到满足时，这种需求的重要性就减少了，人们的激励来自于更高层次的需求。(天行健咨询一家专门从事精益生产管理、六西格玛管理培训咨询和项目指导的管理咨询公司)如今，许多人在工作中首先要满足的就不是归属感的需要，而是通过工作来满足。她们寻求自己的尊重与成就。特别是对知识型员工来说，这一点尤其重要，有五个新的动力：

目标。大家认为自己的工作很重要，对组织的发展有帮助。所以，明确项目目标，可以在现阶段矩阵型组织中克服双重报告的不确定性。

有主动性。人想要经营自己的事业.不要固执己见，通过目标管理向下放权，让团队成员按照计划自主地管理个人发展，从而进一步激发团队成员们各自的内在动力。内因被认为是决定性的因素。自然，项目主管也要注意小组成员工作计划的过程监控。

分享收获。激励员工积极地分析问题、解决问题、赞扬和鼓励团队成员，在团队内创造共享收益的氛围。要求团队成员充分交流他们分析问题、解决问题的经验，能体现出员工的成就感、并让其他成员学习借鉴别人的经验，避免走弯路。

个人发展。处于马斯洛需要最高层次的人有很高的自我实现需要，他们很重视学习的机会，而让他们参与新项目可以增加他们学习新经验的机会，从而增加受尊重和自我成就感，所以项目领导者应该给成员更多发挥他们才能的机会。

职业性认可。另外一种实现感的度量就是职业认同.因此，项目主管应领导团队成员推动项目，通过增加六西格玛专业水平和能力，给予团队成员更多的锻炼和展示六西格玛专业水平的机会，以便得到全体员工和领导的认可。

5.沟通

对项目团队来说，好的沟通是必要的，但同时也是困难的。工程主管要对项目成果负责，带领团队在项目推进过程中创造一个良好的沟通环境十分重要。

何时交流？出了问题才沟通吗？肯定没有.成功的团队应该一直保持良好的沟通。启动阶段，团队要充分沟通，确保每一位成员都能认同项目的含义，并愿意将自己的智慧奉献给团队。制定项目目标，规划时需要交流，使每一位团队成员对项目的目标和计划进行认可，以确保每一个人的努力方向一致，确保项目顺利进行。有问题之后要及时沟通，要在每个人心里尽快消除隔阂，找出解决问题的办法。要让项目成功后的沟通，让大家共同分享荣誉，增强大家的归属感。

通讯的什么地方？一次好的交流不能在会议室里进行。宽松的环境有助于团队间的交流获得更好的效果。因此餐桌、茶水间、运动场等等都是团队交流的地方，“交流无处不在”。

通过什么样的交流？会面并非最好的交流方式。很多团队都习惯了以会议的方式交流。事实上，交流的方式有很多种，而且有的甚至比开会更有效。由于各队之间的交流方式不同，各队可根据各自的特点，采用不同的交流方式，各人的交流习惯各不相同，作为项目负责人需要了解每一个人的交流特点，采取有针对性的交流方式。有些人是外向型的，喜欢和别人讨论，对于这样的人可以采取面对面的交流；有些人是内向的，爱思考，对于这样的人，通过邮件交流也许更有效。

交流的目的是让团队统一思想，并采取正确的行动。因此，在任何时候、什么地方，双向互动交流都十分重要。这一互动交流需要双方的投入。(天行健咨询一家专门从事精益生产管理、六西格玛管理培训咨询和项目指导的管理咨询公司)的项目主管和团队成员明白无误地传达了信息。组员应该主动的处理信息。若沟通中某一环节出现偏差，沟通双方应意识到这一点，并迅速向对方询问反馈，或者用其它方式确定哪些信息没有被理解。为确保有效和互动交流，项目领导者必须：

榜样。成为良好沟通的典范；

确认优秀的员工沟通能力；

制定团队沟通体系；

持续的培训与培训，提高沟通能力；

为非正式交往提供充分的机会，发展合作关系。