在开展六西格玛活动时,企业最重要的任务就是要建立一支致力于过程改进的专家队伍,明确团队中各角色及职责,形成六西格玛组织系统,这是六西格玛管理的基本条件和必要的资源。建立在黑带团队基础上的六西格玛组织是实现六西格玛突破性发展的成功保证。
六西格玛不仅仅是一种改良的方法,还是一种文化与策略。通过组织实施六西格玛,可促进企业文化的变革和战略目标的实现,并最终推动组织远景的实现。领导者在六西格玛管理中起着重要作用。在总结六西格玛实施过程中,六西格玛专家通过多年的实践,不断总结六西格玛成功实施的关键因素,将领导的支持和参与作为取得成功的首要因素。
具体地说,最高管理当局的作用包括:
1)制定2-5年六西格玛战略目标。
它们必须根据组织的具体情况制定,并应受组织的战略目标的驱使。六西格玛战略目标包括金融方面、客户与市场方面、关键业务流程方面以及员工成长方面。重点在于,这些目标必须通过执行六西格玛来实现。
2)授权推进小组。
六西格玛开始执行的时候,将对组织的各个方面产生影响。作为领导的中介要承担以下职责:定义和管理六西格玛在组织中的形象,以及如何向他人表达他们的需求和利益。多数情况下,最高管理者把这些职责交给推进组。该团队主要负责制定具体的执行计划并加以执行。
推进组的一项重要工作是确定六西格玛推进的总体目标,制定预算,制订六西格玛推进政策,并建立基础架构,以确保符合最高管理阶层的战略。基于组织的规模和复杂性,推进团队需要不断地修改计划。推进组应能在2周至3个月内初步开发出推进计划。
3)发展推进计划。
推动团队由最高管理层负责管理(通常由主张人拒绝的领导),其职责包括:
找出公司现有与期望业绩之间的差距;
判断六西格玛如何实施,以缩小这一差距;
发展一项执行六西格玛的计划。
初始差异分析可能会很复杂,也可能很容易完成,这取决于组织的需求。虽然获取可靠的数据需要付出一定的努力,但在分析前应该取得已有性能的数据。期望的表现是根据长期目标得出的。要清楚地区分已有业绩和预期业绩之间的区别是非常严重的。这样,领导才能勇敢地承认需要做出改变。
在推进组完成差距分析之后。准备制订一项初步方案,其中应包括:
六西格玛的组织结构与人力要求;
执行目标及计划(启动时间,需要的人员数量及训练类型等);
金融计量指标与目标(成本和利润)。
该项目的最初计划将确保最高领导人能够理解六西格玛及其对组织的运营和财务利益。在这一时刻需要充分的分析。这样,就能让高层领导和董事会了解必要的投资和风险。
4)领导亲自参与。
六西格玛实施成功最关键的因素是领导重视。白对六西格玛的重视,不仅体现在投入的资源上,也体现在自己的参与上,例如通过各种行动带头营造六西格玛气氛,包括通过邮件、演讲、网络等各种方式,表达白对六西格玛的态度。也有一些组织的高级领导人以支持者的身份参与或指导六西格玛计划。