六西格玛分析阶段的含义、内容、目标及步骤

一、分析阶段的意义、内容和目标

分析阶段是流程改进中最重要的部分，其目标是识别和验证原始问题的根本原因。在分析过程中的问题和缺陷的原因之前，项目团队已经根据经验和直觉猜测和判断了问题的原因。即便如此，经验和直觉也不能代替分析阶段的工作。其实真正发现问题原因是在分析阶段完成的。这一阶段的主要任务是利用各种有效的工具和方法分析现有的数据流，识别影响性能改进的根本原因，选择优先改进的项目，把握潜力最大的改进机会。

二、分析阶段的步骤

影响绩效改进的根本原因的分析是一个不断循环的过程。对于过程改进团队来说，在分析中应该尽可能避免的问题是:

①缩短周期使其不完整，认为推测的理由不成立，从而提出理由不充分的解决方案；

②在循环中遇到障碍，永远不要相信自己有足够的数据，永远不要相信自己可以针对最有可能的原因采取对策。

1.分析数据和处理

要找出问题的根源，首先要对评估阶段收集的数据产品过程本身进行分析，即数据分析和过程分析。数据分析的目的是检测评估阶段收集到的数据，从而帮助团队找到需要改进的问题原因的相关线索。当项目组的首要目标是关注绩效指标时，可以首先采用数据分析；流程分析是对流程操作的深入调查，从识别与改进目标不一致、不相关或可能导致问题或缺陷的区域开始。如果项目组注重效率指标，流程分析可能是首选。无论是数据分析还是过程分析，每一种方法都可以帮助团队清晰地找到哪些原因是根本原因。但是，只有把数据分析和过程分析的发现放在一起，相互补充，才能更准确地定义问题的根源。

2.建立问题原因的假设或模型

通过数据分析和过程分析，可以详细描述改进过程中的问题。接下来，团队成员要根据问题的详细描述，提出问题的所有可能原因。在短时间内产生许多想法的团队方法是头脑风暴。头脑风暴法作为六西格玛管理法的标准工作，有效地避免了传统会议的弊端，在传统会议中，与会者因为害怕别人的评论而约束自己，因此无法产生有创意的提案。它人为地营造了一种让参与者感到无拘无束、自由自在的氛围，提出了许多通常被认为不可行的解决方案，取得了意想不到的效果。

在运用头脑风暴法时，为了达到预期的效果，我们应该坚持以下原则:

(1)记录所有意见，即使认为某个观点是荒谬的。因为看似离奇的想法中可能有解决方案；

②确保团队是提出意见，而不是筛选意见。不要批评任何观点，因为批评会打击提议者的积极性和正姓，大家都会沉默，头脑风暴法达不到预期的理想效果；

③不评价观点。提案过程中不要对任何人的观点进行讨论和评论，因为此时的讨论可能会让会议偏离主题，可能会打压后续提案人的信心；

④鼓励大胆联想，不怕出错。在提案阶段想的越多，提案的内容就越广，成为最佳提案的可能性就越高。

⑤邀请大家参与，请大家发言。头脑风暴是一个头脑风暴会议，与会者不希望只带着耳朵来。多一个发言，多一个想法，多一个解决方案。

3.分析数据，再次处理

这一阶段的工作与第一阶段相似，但不是简单的重复。在对问题的可能原因进行头脑风暴后，团队应利用评估阶段收集的数据和分析阶段收集的新数据，重新分析问题的发展趋势和其他相关因素。有了各种数据，我们可以用这些数据和其他可用的事实来检验早先提出的假设，或者提出新的原因假设。在调整数据时，要充分掌握逻辑分析方法，以确定观察到的事实或收集到的数据是否与假设一致。逻辑分析法以逻辑为基础，以问题为中心，强调客观事实。运用逻辑分析方法，可以知道哪些类型的问题最常见，哪些过程更严重，哪些因素与问题的产生有关，从而缩小问题范围，排除一些可能的原因，确认假设来支持分析循环过程。

4.修改假设或模型

在另一次数据分析和过程分析之后，这个阶段的目标是将头脑风暴中的大量原因减少或消除到一个更易管理的数量。根据上一步的分析结果，团队应该检查每个人提出的各种想法是否重复，并确定这些想法的主要类别。在这个阶段，每个团队成员都应该清楚地理解其他成员提出的观点，当其他成员理解了自己的观点时，也应该清楚地向他们解释自己的观点。团队要去掉重复的观点，下一轮讨论后再确定是否添加其他理由，最后列出所有能代表团队观点的理由。

5.找出并选择几个关键原因

在最后一次修正后，团队缩小了潜在原因的范围。分析阶段的最后一步是确认和选择影响过程改进的几个关键因素，即分析根本原因。团队成员要利用已有的数据来检验假设的原因，甚至要去假设原因发生的地方或过程中亲自观察，以验证假设的原因是否与实际情况相符。团队成员还可以与其他了解情况的非团队成员交流，如客户、供应商或问题专家，从而进一步修正假设。在分析阶段结束时，根据已有的数据和观察到的事实，可以确认问题的真正原因，从而在下一阶段的工作中找到降低问题根源所造成的影响或消除问题根源的解决方案。