使用流程图时应注意防止的错误

对于流程图的解释和分析，企业假设流程图反映的是工作环境中的实际过程，但实际中往往不是这样。应该避免的一个主要缺陷是过程的真实情况不能被记录。未能反映流程的真实性是由许多潜在因素造成的，例如:

①原工艺设计者绘制的流程图只代表他们设计的工艺，而不是已经形成的实际工艺；

②由于害怕被要求解释不合理的行为，作为团队成员的管理者不愿意画出实际过程中明显不合理的部分；

③循环被认为是琐碎的、不可避免的，所以有些循环要么被忽略，要么没有被团队用文档表示出来；

④团队成员真的不知道流程是怎么运作的(很多情况下只有工人知道)。

为了避免这些问题，团队应该:

①认识到缺陷的存在，认识到不反映实际过程的流程图无用；

②只承诺抽取实际流程图，不涉及后果；

③直接观察过程，将观察结果用文字反映在流程图；

④尽量争取工人的支持制作流程图，或审核其准确性。

流程图的使用可以贯穿质量改进和问题解决的全过程。在6西格玛改进项目中，流程图可用于以下四个阶段:

1.定义阶段

①识别过程中的变化机会；

②估算劣质成本；

③明确团队应该研究的问题范围；

④项目改进团队的组成。

2.分析阶段

(1)猜测根本原因；

②制定收集数据的计划；

③讨论数据分层分析方法，确定根本原因；

④调查过程中每条路径所需的时间。

3.改进阶段

①描述过程中可能发生的变化，观察其影响；

②识别将受变更影响的组织；

③吸收员工参与团队解决问题的努力，以减少未来实施变革的阻力。

4.控制阶段

①审核并建立过程控制点和监控点；

②定期审核流程，确保新流程仍被遵循；

③人员培训。