流程图的作用

一、理解过程

在解释流程图，最明显的要求是对当前流程有很好的理解。六西格玛团队成员可能熟悉自己的本地流程片段，但往往没有人完全了解整个流程。流程图就是提供这样的共识，这是一个团队解决问题的前提。理解现有流程的最佳方式是按照指示的流程逐步浏览流程图中描述的流程。

二、转型过程

通过对过程的仔细分析，我们总能揭示出改革这一过程的机会，从而在质量成本和产量上形成明显的突破。当分析一个细化流程图寻求转化的机会时，可以分四个步骤进行讨论。

1.调查每个菱形符号

菱形符号可用于表示检查活动或流程的一个分支。包括检验、测试、鉴定、评价等。过程检验有时是重复的、不必要的或不完整的，应加以限制，以降低成本和提高生产效率。例如，某电信服务公司的团队经过分析流程图，发现某个计划文件在向客户提供服务的过程中，要经过6次不同的检查。后来，这一过程的管理人员同意取消他们对文件的检查，只有提供文件的组织进行全面彻底的检查就足够了。

2.调查每个周期。

检验会产生周期和废料。六西格玛团队应讨论周期中的活动，并确定如果没有故障，哪些活动可以省略，这通常是团队讨论的主要内容。我们还应该找到一种方法来使用循环中存在的信息来防止错误的再次发生。在考察周期时，还要考虑另一个重要的概念:周期的“长度”——必须重复的步骤数、时间的损失、资源的消耗等等。质量改进团队应该更接近故障的根本原因进行探索，或者在故障发生时理顺纠正过程，从而寻求缩短这个循环。

3.调查每个活动符号。

现在团队可以将注意力转向主流程的其他活动。例如，每项活动的成本都与客户需要考虑是否值得有关。这个活动有必要吗？你能省略它吗？它能增值吗？我们的客户愿意接受吗？团队还应该讨论这些基本设计活动的防错性。

4.调查每个文件或数据库符号。

文件和数据库是驱动这一过程的重要信息源，但它们也可能是导致错误和问题的错误信息源。现场经验表明，如果质量改进团队取消了不必要的文件或数据库输入，实际上会使现有的文件或数据库内容更加准确。另一方面，该小组还应进行结构调查，以保持信息的更新。过时的信息会导致误导性的错误信息。团队要特别注意一些特殊情况，就是同一条信息有时会被记录在多个地方。例如，一家服务公司的质量改进团队发现，客户的地址被记录在四个不同的地方。当客户转移到另一个地方时，有些更新了，有些没有更新，这显然埋伏了一些潜在的错误。最后，我们应该寻找机会，利用文件和数据库的信息来监测和进一步改善这一进程。