某高校质量工程建设是一个系统工程,人才培养质量是一个最直接的体现因素。我国大学从精英教育向大众化教育转变以来,人才的质量引起了国家的重视和社会的担忧。目前我国高校项目管理缺乏一种有效的机制,特别是对项目的经费和项目的实施效果,根本没有采取可行的措施加以监控,以至于项目经费浪费现象相当普遍。教育事业被WTO和ISO9000体系认证为服务行业,在学校质量管理特别是高等学校,质量工程建设中能否导入六西格玛,天行健管理顾问确定高校质量工程建设具备了实施六西格玛的条件,通过科学导入六西格玛绩效改进。
平衡教育发展水平,提高人才的质量,加强人才质量的培养。使高校质量建设的成效更加明显,高等教育对区域社会经济建设的作用更加突出。
六西格玛是目前质量管理中最为先进也是运用最为广泛的先进质量管理理论,它不仅是一种质量改进活动,也是提高质量、降低成本、缩短周期的一种追求卓越的管理哲学,同时还是组织获得竞争力和持续发展的经营策略。由于该理论的形成和发展本身就蕴含着创新的思维,在实践运用中已经从企业拓展到了教育服务业、医疗卫生、公共管理、软件开发等行业。
一、建立宏观和微观两个层面的组织模型
新时期高校质量工程建设是一项艰巨的任务,是一个复杂的系统工程。在高校质量工程建设中导入六西格玛,必须依靠有效的组织体系和一批优秀人才来推动和保证。组织模型的构建可以分成宏观和微观两个层面。
1、宏观层面组织模型(如图1所示)
由中央项目领导小组承担倡导者的角色,负责项目的领导和规划,聘请国内资深专家作为区域负责人及学科类别负责人。扮演资深黑带的角色,负责所辖区域或学科类别项目的组织、黑带的培训、选题、协调、跟踪进度、确认效果、向倡导者报告等工作;各地方教育行政部门负责该省(自治区/直辖市)项目领导和建设,并培养、指导绿带的工作,帮助其完成项目,扮演黑带的角色;各高校的校长负责本校相关项目的组织和建设工作,扮演该层次绿带的角色。
图1 宏观层面组织模型
2、微观层面的模型(如图2所示)
由各学校的校长扮演倡导者的角色,主要负责本校对该校各级成员的培训以及总体项目的领导;学校聘请的专家扮演黑带大师,负责项目的指导和监督检查,并培训黑带;各项目的具体负责人扮演黑带,负责项目建设的组织和领导,并培训绿带;项目组成员扮演绿带的角色,具体负责项目的开展和实施。建立宏观和微观双层面模型,有利于项目的层层负责和人才的层层培训,同时各学校的校长在两个层面模型中扮演不同角色,但是负责的任务相同,这样在培训中可以达到一举两得的效果。
图2 微观层面组织模型
二、高校质量工程导入六西格玛项目的方法和步骤
我国高等教育发展水平很不平衡,东部地区、中部地区和西部地区由于经济发展水平差距比较大,导致高等教育发展水平也不平衡。为了实现高校高等教育规模、结构、质量和效益协调发展,试点项目的实施效果是决定六西格玛在质量工程建设中成败的关键六西格玛的DMAIC模型是实施六西格玛管理的关键因素。
1、选择确定项目
选择项目关系到导入六西格玛最为基本也是相当关键的一步。根据高校质量工程建设的特点,天行健管理顾问设计了六西格玛项目绩效循环改进模型,加强了项目管理的前期评估和过程监控,因为对项目费用和效果的监控方面是我国目前项目管理的弱点所在,也是影响整个系统工程实施效果的关键环节。在该模型中,国家质量工程管理办公室负责人需要组织国内相关专业的资深专家开展项目立项的可行性论证,因此需要做好前期的调研工作,结合国家经济社会发展和区域经济建设的战略部署,确定项目的立项范围和立项重点,然后组织项目申报,并根据项目建设要求对项目承担单位的实力进行评估,确定项目委托单位。
2、项目实施过程
在过程实施中对应就是模型中的定义和测量两个环节,倡导者和黑带大师要对黑带开展培训,并对项目的实施开展过程评估和监控,黑带需要对所承担项目的组织和实施具体负责,并不断开展自我评估,通过分析、测量和改进,进一步完善项目实施方案,从而达到项目质量的过程监控,并根据中期评估下发后期项目建设经费,并对项目的后期实施开展监控,最后根据项目的进度和目标开展项目的鉴定和验收。可见,在改进的模型中,质量管理强调的是把经历集中在预防和过程监控环节,而不是简单对结果的鉴定。
三、六西格玛项目在高校质量工程建设中实施的途径
1、高校人才培养质量的影响因素分析
高校质量工程建设是一个系统工程,人才培养质量是一个最直接的体现因素。从宏观层面来看,大学从精英教育向大众化教育转变以来,人才的质量引起了国家的重视和社会的担忧。影响人才培养质量的因素有学校资源的问题、教学方法的问题、目标定位的问题等等。新时期实施质量工程建设,从国家和社会这个宏观的层面看,分析人才培养质量的影响因素,尤其是找出关键因素,是导入六西格玛的关键环节,只有确定关键因素才能确定关键项目。从高校这个微观层面来说,制约人才培养的具体因素因校而异,人才培养目标和人才培养类型、层次定位不同,人才的质量规格也有所差异。不同高校因历史和现实的原因,导致学校的重点学科和重点专业也不一样,学校的特色专业也有所不同,因此制约人才培养质量的因素也表现出一定的差异性。为了避免教师在申报六西格玛项目时的盲目性,学校必须每年组织相关专家和学者在校内开展培训,作出学校质量工程建设的战略规划,确定关键项目。
2、人才的遴选
质量工程建设关系到教育事业的长远发展以及社会主义和谐社会建设的成效,建立六西格玛模型,必须严格遴选各层次人才。我国教育系统内各级领导都是经过严格考核而选拔出来的,在双层模型中各级领导成员(包括倡导者和黑带)基本上是各级行政的一把手,他们具有很强的思想政治素质和领导能力,能够胜任相应角色的工作。在人才遴选中,资深黑带的遴选是最为关键的,他们是该模型的核心力量,不仅要求他们是相关行业的资深专家,而且要求他们具有很强的责任意识、团队合作意识、领导能力和组织协调能力。
3、人才培训
在六西格玛导入质量工程建设的过程中,人才培训是最为关键的。通过培训让各层次人员理解六西格玛的管理方法、工具和技术,并使六西格玛在质量工程建设中逐步深入人心,形成无边界合作以及零缺陷的质量意识。首先根据质量工程建设的战略目标,制定培训计划,既要有短期的培训计划,又要有长期的培训计划。然后根据计划和项目重点开展培训工作。在六西格玛项目导入的前期,派遣中央项目负责小组成员到国外或者国内先进的六西格玛培训机构接受2-3个月的培训,然后再组织宏观层面的黑带参加六西格玛培训。通过对宏观层面的成员培训,可以让高层领导首先理解和接受六西格玛的理念和管理方式,有利于结合质量工程建设的实际,科学配置各种资源,推进项目的实施。最后,进入微观层面的培训。在微观层面,由校长和学科资深专家列学校专家和项目负责人进行培训,通过层层培训把六西格玛理念变成高校质量管理的文化精髓。
4、项目管理和跟踪
当项目启动后要设定项目时间和规划,制定定期的检查点并跟踪。坚决不允许放鸭式的管理,让绿带去单枪匹马地做项目。高校承担的各级科研项目,应该按照六西格玛的要求,适时开展评估和指导。天行健管理顾问总结发现,目前高校项目管理缺乏一种有效的机制,特别是对项目的经费和项目的实施效果,根本没有采取可行的措施加以监控,以至于项目经费浪费现象相当普遍,为了能够按时结题,很多项目承担者都把项目经费用在发文章上面了,通过中介发文章的情况时有发生,一篇文章的版面费就要花上3000-5000元。特别是社会科学基金项目和教改项目更为明显。所以,要实现高校质量工程项目的六西格玛水平,一定要有相应的监督机制,项目进行过程指导和监控,对于不能按照要求和质量标准完成的项目,应该限时整改甚至适时召回。六西格玛强调质量管理不能仅限于对结果的检验,更重要的是过程的监控和问题的预防环节。
5、项目的评审和总结
当六西格玛项目实施一段时间以后,倡导者应该组织资深专家对项目开展评审。对项目开展评审时,要跳出仅看经费支出情况、不检查实际效果的误区。我们要评审这个项目达到预期目标有没有超出项目周期;作为项目领导,有没有进行有效的风险管理、时间管理以及项目成员的合理分配;项目组成员(即黑带和绿带)是否按项目要求开展项目研究工作,黑带和绿带的素质是否达到项目实施要求等等。
换句话说,对项目评审要全面,要求一定要严格。评审结束后,需要对项目开展情况以及达到的质量标准进行总结,可以通过举办经验交流会等形式进行成功经验的交流和典型项目的交流学习。发挥积极辐射效果。对不合格的项目要提出严肃的意见和建议,以便在绩效循环改建模式中不断优化各种措施和方案,使项目逐步达到六西格玛的质量要求和零缺陷的完美效果六西格玛理论是从企业质量管理中发展起来的,其管理方法更适合于企业产品质量管理。但是,该理论经过创新以后,已经逐步延伸到服务、医疗卫生、软件开发等领域并得到成功运用。高校质量管理设计的对象比较复杂,我国高等教育质量因地区、地理位置等存在很大的差异性。质量工程建设是一个长远的系统工程,引进六西格玛管理不能照搬企业管理的模式和方法,而主要应该是引进该理论的管理理念,根据高校质量工程建设的实际情况和要求,对该理论不断创新、灵活运用,才能保证总体质量的上升,实现我国把人口资源大国建设成为人力资源强国的战略目标。
改善提高人才培养质量、学校资源、教学方法、目标定位等,实现了某高校等教育规模、结构、质量和效益协调的发展,总体质量得到上升。